10 reglas para ser productivo en una oficina híbrida

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Cuando ya nos habíamos acostumbrado al trabajo desde casa durante los meses de la pandemia, en muchas compañías alrededor del mundo comenzó paulatinamente el regreso de los equipos a la oficina o a los lugares de trabajo habituales antes del 2020. Sin embargo, en la mayoría de las empresas, la dinámica de trabajo cambió permanentemente, y todo parece indicar que la flexibilidad para trabajar remotamente -al menos algunos días- es algo que llegó para quedarse.

Esta situación le cambia la vida para bien a mucha gente, que podrán tener una vida más equilibrada en cuanto a sus tiempos personales, e incluso, se beneficiará su productividad al poder estar enfocados más tiempo en las mejores condiciones para cada quien. Pero también esto representa un reto considerable en lo que a la dinámica de equipos y flujo de trabajo se refiere, porque cuando la única constante es justamente que no hay constancia, sólo con ciertas reglas y sistemas se podrá sacar adelante el trabajo como todos esperamos.

 

Esto hace que cobre gran importancia la implementación de reglas y sistemas de trabajo, que deberán adoptar los equipos para que el esquema de oficina híbrida sea una nueva normalidad funcional y positiva desde todos los ángulos.

 

(versión video)

 

Los retos del trabajo híbrido

 

Imagínate que tienes un proyecto ambicioso que debes entregar en un mes, pero como en tu empresa tienen ya el esquema de trabajo híbrido, sólo coincides en la oficina con los miembros de tu equipo uno o dos días a la semana, y ni siquiera con todos ellos.

Cuando estábamos todos en casa era a veces más fácil, porque había que ingeniarnos la vida para obtener lo que necesitábamos de los demás, sabiendo que sería imposible reunirse. Nos acostumbramos a trabajar así, y las cosas funcionaban.

 

Ahora, cuando algunos ya han comenzado a volver algunos días, tienen parte de sus cosas aún en casa y otra parte en la oficina. Y sucede que cuando están en casa se dan cuenta que dejaron tal o cual cosa en la oficina, y también a la inversa. O a veces cuando tienen que revisar o discutir un tema con alguien, en vez de organizarlo en línea, piensan que es mejor esperar un par de días para verlo en persona en la oficina, ¿no?

Seguro te pasa también que hay alguien del equipo que no es precisamente adaptable a las nuevas tecnologías, y se resiste a operar en plataformas digitales de manejo de proyectos y otras apps que facilitan la comunicación en el esquema remoto. Lo hizo mientras estaba forzado a trabajar desde casa, pero cuando tuvo opción a volver al esquema presencial, prefiere renunciar al mundo digital.

 

Es que cuando ya vuelve a ser una opción el contacto personal y el encuentro presencial, las cosas tienen que volver a pasar por un período de ajuste, ya que además, tampoco es una vuelta 100% al trabajo de oficina, sino que es un esquema híbrido que al parecer llegó para quedarse, al menos en muchas empresas alrededor del mundo.

 

Por qué es necesario implementar nuevas reglas

 

Es crucial que en todos los equipos de trabajo, sin importar su tamaño, se establezcan reglas y procesos muy claros bajo los que nos vamos a regir en esta época de trabajo híbrido. Porque está bien que viva la flexibilidad, pero no somos una isla, todos dependemos de terceras personas para sacar adelante nuestro trabajo, así que en medio de la nueva flexibilidad que la pandemia nos heredó, nos tocará hacer concesiones para que las cosas funcionen óptimamente.

Está claro que no había reglas escritas con esto, y que las empresas han tenido que ir escribiendo estas nuevas normas sobre la marcha. Por eso, se permiten más cosas: el ensayo, la prueba y error, las votaciones y demás dinámicas que antes eran impensables. Todo en pos de la productividad y la eficiencia de una oficina.

 

Platicando con amigos y colegas de diferentes sectores, y miembros de equipos de distintos tamaños, saqué estas…

 

10 reglas básicas para ser productivo en una oficina híbrida

 

1) Sigue habiendo reglas

La flexibilidad nos puede hacer sentir -consciente o inconscientemente- que todas las reglas son flexibles. Y no debe ser así.

Una cosa es que los jefes o los dueños de las empresas tengan sentido común y permitan que su equipo tenga las libertades necesarias para hacer su trabajo en circunstancias extraordinarias, y otra, que ya no haya reglas. Si el esquema híbrido es la nueva normalidad, entonces tendrá que haber reglas claras acorde a eso, para que entonces todos sepamos cómo vamos a funcionar, dentro de esa flexibilidad.

 

2) Horarios

Aún dentro de la libertad que tenga cada quien para trabajar desde donde quiera e incluso con bastante libertad de horario, es importante que cada miembro del equipo tenga claro cuándo están disponibles los demás, al menos un rango de horas preestablecido. Esto es importante sobre todo porque, al no estar en la misma oficina y poder pasar por el lugar de un colega a preguntarle algo, se vuelve primordial saber que podemos “tocarles la puerta” via un mensaje instantáneo de audio o texto, o incluso hacerles una llamada rápida para consultar algún tema.

Obviamente cada equipo es distinto y la naturaleza del trabajo que hagan dictará las necesidades de comunicación, pero si la flexibilidad de horarios y de locación es total, eso puede jugar en contra cuando uno no sabe si quiera a qué hora poder localizar a alguien para algo que puede tomar 5 minutos y que de eso depende nuestro avance.

 

3) Evita reuniones y llamadas excesivas

Una de las cosas de las que más se queja la gente en el esquema de trabajo en casa o remoto es que les ha aumentado demasiado el número de horas a la semana que pasan en videollamadas.

Es muy fácil desarrollar fatiga mental si estamos en un Zoom tras otro, con períodos muy breves de intermedio en los que tampoco da tiempo para concentrarse en otras cosas. Además, las que antes de la pandemia solían ser llamadas de audio, de pronto todo mundo decidió que tenía que ser por video. Yo creo que era para propiciar un sentido de cercanía, al menos virtual, en una época en la que era imposible encontrarse personalmente.

Si tu agenda de la semana se ve llena de esos bloques de llamadas, es hora de que trates el tema seriamente en tu oficina. Si tú tienes ese poder de decisión, mete reversa y piensa que estás quemando a tu equipo, y que además estás tirando a la basura mucho dinero de horas de trabajo que cuestan todas esas personas viéndose la cara en una pantalla.

Las reuniones deben limitarse al mínimo de participantes, básicamente los que tienen que decidir o participar activamente. Si es sólo informativa, mejor grabar eso en video y circularlo, o mandar un resumen o conclusiones a los que deban saberlo. Además, las reuniones deben ser cortas, idealmente de media hora o de una hora máximo, si así lo justifica la cantidad de temas, y siempre debe haber una agenda, para no divagar. Además, más que una minuta descriptiva, se deberán tomar notas de las acciones concretas y sus responsables que se deriven de esa reunión.

 

4) Da espacio y deja respirar

Esta es sobre todo para los jefes o supervisores de los equipos. Es obvio que pasando de un modelo tradicional a uno 100% remoto en el año pasado fue un reto gigantesco para el manejo de un equipo. Los que tienen a ser controladores o a hacer “micro management” la tenían muy fácil en la oficina, porque se daban una vuelta cada media hora al escritorio de cada uno de los integrantes de su equipo con cualquier pretexto.

Sin embargo, cuando la gente comenzó a trabajar desde casa, se volvía complicado -o hasta medio maniaco- acosar por teléfono, whatsapp o email (aunque muchos los seguían haciendo y volvieron loca a la gente).

Es primordial que un jefe sepa dar espacio a la gente en su equipo, que los deje trabajar, que les dé tiempo para hacer lo que tienen que hacer, y no los vuelva locos entre llamadas, juntas, mensajes y señales de humo que quiera que le respondan inmediatamente.

Si estás en un proceso muy minucioso con el equipo que tienes a tu cargo, y el trabajo requiere un seguimiento muy cercano, sugiero asignes un par de horarios de revisión en el día, que pueden ser unos pocos minutos, no más, para ver el avance de algo. De esta manera la gente sabrá que a cierta hora tocan base e incluso podrán aprovechar de reportar otros temas o hacer preguntas si lo necesitan. El resto del tiempo, no los acoses con juntas o manejándoles cada minuto de su agenda desde lejos.

Y si fuera a la inversa, y tú eres quien tiene el jefe o jefa controlador, hazle ver sutilmente que funcionarás mejor si te deja trabajar, y que estarás más disponible y preparado para revisar avances y reportarle lo necesario en los momentos que asignen para ello.

 

5) Plataforma de colaboración en línea

El chat de Whatsapp está bien para cosas sociales o para ponerse de acuerdo de cosas concretas con alguien. Conozco mucha gente y equipos que han funcionado durante la pandemia en base a whatsapp y a email, básicamente como era antes. Sin embargo, para equipos de trabajo eso no resulta funcional en el día a día, y sobre todo para proyectos a más largo plazo.

Para esto es ideal usar una plataforma digital de manejo de proyectos. Muchas empresas ya los usaban antes de la pandemia, pero muchas lo tuvieron que hacer forzados por las circunstancias. Hay muchas opciones, entre las más populares y fáciles de usar están: Slack, Asana, ClickUp, Trello, Monday, Notion, y otros más.

Todos tienen su curva de aprendizaje, pero en general suelen ser fáciles de entender, y todos tienen recursos tutoriales. Y no hay mejor forma de aprender que mediante la práctica. Lo importante es que todo el equipo use las mismas herramientas comunes, de nada sirve que cada quien use la que se le antoja. No son herramientas caras, incluso algunos ofrecen ciertos tipos de cuenta gratis. Para equipos pequeños son algo totalmente accesible y yo diría que imprescindibles.

Yo sé que hay gente a la que le asusta lo nuevo y se resiste a estos cambios, pero hay que entender que el que no se adapta y se actualiza a las nuevas demandas del trabajo, difícilmente va a sobrevivir en un entorno laboral tan competitivo.

 

6) No contactes a deshoras

No porque haya flexibilidad de trabajar en casa quiere decir que te vas a soltar respondiendo emails o mandando pedidos de cosas a las 11 de la noche. Si por alguna razón ese día tuviste que usar horas del día en temas personales y tienes que ponerte al corriente en la noche, es mejor que programes esas respuestas de correos para que se envíen a primera hora del día siguiente, y que guardes tus mensajes de Whatsapp o Slack para la mañana, y no te pongas a enviar eso a deshoras.

Aunque la gente no se va a levantar del sofá a responderte un correo si está metido en una serie de Netflix, sí causarás una mala impresión con esa actitud. Esto, claro, aplica a gente que trabaja en husos horarios similares, sobra decir que si hay miembros del equipo en otro continente, está más que entendido recibir correos e incluso mensajes fuera de horas de trabajo, y también ellos entenderán que los verás hasta que oficialmente estés trabajando.

 

7) Más planificación

El tener un esquema híbrido nos obliga a organizarnos mejor, ya que nuestros días suelen ser más cambiantes de lo que eran antes. No todos los días son iguales, no todos los días vemos a la misma gente. Así que necesitamos planificar mejor para que los tiempos y los procesos no se estanquen, para que el trabajo avance como esperamos o como se espera de nosotros.

Esta planificación deberá incluir, en la medida de lo posible, una rutina de qué días estás en casa o qué días vas a la oficina, e idealmente en qué horarios. Aunque en nuestro trabajo nos hayan dado la flexibilidad de cambiar horarios e incluso decidir cuándo vamos y cuándo no, si dejamos a la buena de Dios y al humor con el que nos despertemos qué será de nuestro día, la cosa no va a funcionar.

Es importante que nos acostumbremos a cierta rutina, que establezcamos horarios que nos funcionen y nos apeguemos a ellos en lo posible. Mentalmente es muy desgastante concentrarse y enfocarse en el trabajo cuando todas las condiciones alrededor cambian tanto. Incluso en tu casa, si no saben cuando vas a la oficina o cuando te quedas, y qué horarios tienes, es difícil que la dinámica familiar y personal te dé el espacio y el tiempo que necesitas para trabajar.

 

8) Empaca tu bolsa o backpack de oficina

Si ahora tu dinámica de trabajo incluye unos días de trabajo en casa y otros en la oficina, es importante que no pierdas tiempo cada vez que transitas de un lugar de trabajo a otro. Una buena organización con tu bolsa o backpack de trabajo hará que cada vez que te traslades a tu oficina, no pierdas media hora buscando todo lo que deberás llevar (y cuando llegues a la oficina veas que de todos modos olvidaste los audífonos, o el cargador del celular, etc).

En tu bolsa, maletín o backpack que uses para ir a la oficina, ten lo más posible de tus cosas necesarias para funcionar. De lo que puedas tener dos, ideal, así no sacarás todo cada vez que trabajes en tu casa. Por ejemplo, si puedes dejar en tu oficina al menos un cargador de celular, unos audífonos, pluma o lapicero, cuaderno o incluso un conector de tu laptop, evitarás cargar con tanta cosa, y además olvidar algo en un lado o en otro.

 

9) Todo vive en la nube

Aunque uses la misma computadora en tu casa y en la oficina, no confíes nunca en su disco duro.

Debes tener todos tus archivos e información, tanto personal como del trabajo, en la nube. Usa servicios como Dropbox o Google Drive para tener absolutamente todo organizado y subido a la nube.

Aunque te conectes de lugares distintos, siempre tendrás todo a la mano y en el mismo lugar, y muy importante, evitas el riesgo de que si un día tu computadora no funciona, te la roban, o simplemente necesitas entrar desde otro dispositivo, tienes todo al alcance.

 

10) Confía y hazte confiable

En esta dinámica de trabajo en la que no nos vemos las caras 8 o más horas al día, de las cosas más importantes son la confianza. Esta suele ser difícil con los “control freaks” o gente super controladora, pero la pandemia no les dejó otro remedio sino confiar en su equipo.

Si tú eres el jefe o supervisor de un equipo, ya te quedó claro que hay que aprender a confiar en que aunque la gente no esté a la vista sí están trabajando, nadie te quiere tomar el pelo, sino que les interesa cumplir y conservar su trabajo (en la mayoría de los casos, ¡porque hay de todo!) .

Y si eres parte de un equipo, también es muy importante generar esa confianza, ganártela. Eso se da en poco tiempo y fácilmente cuando uno demuestra que no necesita tener supervisión arriba del hombro cada hora del día para hacer su trabajo bien. En que si uno necesita ayuda la pide, que si tiene dudas pregunta, y que está comprometido con hacer que las cosas funcionen aún en las circunstancias más retadoras.

 

Espero que estas recomendaciones te hayan servido para hacer ajustes donde haga falta, y asegurarte de funcionar óptimamente en estos tiempos de trabajo híbrido, que llegó para quedarse.

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