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Por qué las personas más ocupadas son las menos productivas

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Pareciera que estar muy ocupado está de moda, pero es algo muy poco productivo

 

Un caso a analizar

Ex-futbolista y actualmente entrenador del club Monterrey, Antonio Mohamed llegó de Argentina a la liga mexicana de futbol en 1993 para jugar con el modesto equipo de Toros Neza. En poco tiempo, Mohamed demostró que no era un jugador común, se convirtió en el lider del equipo y campeón goleador, además de transformar por completo la personalidad del plantel. No era un jugador que pasara desapercibido ni dentro ni fuera de la cancha. “El Turco”, como se le apoda, puso de moda cambiarse el corte de cabello a menudo, muchas veces tiñendo el cabello de colores extravagantes; vestía zapatos blancos -nada común en esos años – y utilizaba shorts de lycra bajo el uniforme oficial.  Lo más importante es que su apariencia única siempre estaba respaldada por un gran rendimiento dentro de la cancha, aún a pesar de su evidente sobrepeso.

Recuerdo una entrevista en la que le preguntaron: ¿por qué no corres igual que tus compañeros y siempre le reclamas al árbitro?. Sin titubear, contestó de inmediato: “porque soy el más inteligente de todos”. De eso no había la menor duda, Mohamed no era el típico jugador que corre todo el tiempo y suda la camiseta; no era el que recorría el campo de arriba a abajo sin un plan, El Turco conocía perfectamente sus fortalezas y debilidades. Era el más estratégico, podía leer perfectamente el juego y anticipar dónde debía colocarse para ser más efectivo. Entendía perfectamente cuáles eran sus prioridades, entendía el juego de conjunto y cómo administrar perfectamente sus recursos para conseguir más que todos los demás.

De todos sus compañeros y aquella generación de futbolistas, Mohamed es el que más éxito ha tenido como entrenador. Es el único que logró reinventarse y aprovechar sus cualidades como jugador en otro campo. Su objetivo nunca fue retirarse del fútbol al terminar su carrera como futbolista. Era visionario, identificaba tendencias y las proyectaba al futuro. Su idea era disfrutar más tiempo de lo que más le apasiona y ser más efectivo que nadie sin importar la posición que tuviera.

Estoy seguro que todos hemos visto casos similares sin importar la industria en la que trabajemos. Conocemos personas que no paran de trabajar pero siempre están atrasados, nunca tienen tiempo para ellos, no disfrutan completamente lo que hacen y pocas, muy pocas veces, llegan a posiciones de toma de desiciones en la oficina. La pregunta natural es: ¿por qué las personas más ocupadas son las menos efectivas? 

 

La obsesión por estar ocupado

Tenemos que reconocer que en un mundo donde se celebra la idea de hacer más cosas, estar ocupado todo el tiempo está bien visto. Alguien que tiene muchas cosas que hacer se considera una persona más atractiva y exitosa. Por supuesto nadie quiere asociarse con una persona que tiene mucho tiempo libre o pocos proyectos a su cargo, porque se le podría considerar mediocre o falto de desempeño. Estar ocupado se vuelve una especie de obligación, es parte de la cultura laboral occidental.

Hoy sabemos que ésta es una visión limitada. Considerar que las acciones son más importantes que el resultado no es correcto. Las personas más efectivas del mundo saben que en gran parte el éxito depende de la capacidad de visualizar los proyectos terminados sin detenerse de manera obsesiva en los pasos para conseguir sus objetivos.

Estar ocupado todo el tiempo únicamente indica que se carece de la capacidad para establecer prioridades de manera correcta, nula capacidad de planeación y pésimo desarrollo de hábitos sanos y productivos.

La verdad es quien dice estar siempre ocupado no es para nada productivo, por el contrario, administra de manera negligente su tiempo, carece de objetivos escalables y espera que las acciones y no los resultados hablen por su trabajo.

Es muy fácil caer en la trampa de estar “crónicamente ocupado”. Uno comienza a obsesionarse, consciente o inconsicientemente, en llenar sus días de actividades y tareas, porque muchas veces los tiempos libres nos generan cierto sentido de culpabilidad, especialmente cuando trabajamos por cuenta propia, de forma independiente.

  

6 razones por las que las personas más ocupadas son menos productivas y cómo evitarlo

 

(versión video de esta nota)

 

1.- La gente ocupada trabaja muy duro, la gente productiva trabaja duro pero sobre todo trabaja de manera más inteligente.

Ser eficiente no es lo mismo que ser efectivo. Las personas muy ocupadas son eficientes, completan muchas acciones, pero pocas veces contribuyen de manera definitiva al resultado final. Para ser altamente productivo tienes que priorizar ser efectivo. La mejor manera de conseguirlo es preguntarse todo el tiempo en qué acciones estás trabajando y si estas son prioridad. Y, sobre todo, si puedes hacer las mismas tareas de otra manera para ahorrar tiempo y esfuerzo.

 

2.- La gente ocupada se pierde en los detalles, la gente productiva mantiene un ojo a los detalles y el otro en el proyecto completo.

Las personas ocupadas generalmente se pierden en los detalles pequeños, cuando lo más importante es decidir y empezar. Las cosas pequeñas siempre se pueden corregir en el camino. Por supuesto los detalles son importantes.  Steve Jobs estaba obsesionado con los detalles, pero eso nunca le impidió lanzar los productos de Apple y cambiar lo que fuera necesario más adelante. Recuerda que en el trabajo y los negocios, es mejor hecho que perfecto.

 

3.- La gente ocupada deja que otros determinen su agenda, la gente productiva determina su agenda y la dirección de sus acciones.

A pesar de que la sociedad determina lo que está de moda, lo que es correcto y cómo definir el éxito, eso no quiere decir que sea lo correcto para ti. Es muy importante tener una visión a largo plazo de tu carrera y vida personal para determinar los pasos que tienes que tomar para alcanzarlo, y evitar así que otros dicten la dirección que tienes que seguir. Haz planes a corto, mediano y largo plazo.

 

4.- La gente ocupada dice que sí a todo lo que se les encarga, la gente productiva dice que sí a lo que es prioritario, y dice que no a muchas cosas más.

Saber decir que no es toda la diferencia entre estar ocupado y ser efectivo. La gente muy ocupada siempre dice que sí a todo lo que se le pide, deja que su bandeja de correo determine su día a día, y llena su agenda (o deja que se la llenen) de tareas que no hacen gran diferencia en su trabajo o en su vida personal.

Es indispensable tomar en cuenta que siempre que dices sí a algo, estás diciendo no a otra cosa. Y decir no es necesario para proteger uno de tus recursos más valiosos: el tiempo.

Ojo, cuando dices no también puede ser “no ahora”. Si dicha acción, proyecto o tarea se convierte en una prioridad, puedes evaluarlo más adelante e incorporarla a tu agenda.

 

5.- La gente ocupada siempre tiene excusas para posponer el trabajo en las prioridades de largo plazo, la gente productiva siempre tiene tiempo para ello.

Estar muy ocupado es el pretexto favorito de quien no tiene claras sus prioridades a largo plazo. La procrastinación es su mejor aliado. Estas son las personas que pocas veces asignan tiempo a su preparación académica o profesional, dejan de lado su estado físico y nunca se visualizan de manera exitosa en los próximos años. Es necesario invertir tiempo y recursos hoy para ver los resultados mañana. Es primordial entender que lo urgente para alguien más no necesariamente será prioritario para ti.

 

6.- La gente ocupada hace personalmente todo el trabajo, la gente efectiva utiliza herramientas, recursos y equipos para avanzar más y mejor.

Llenar tu lista de tareas con un millón de pequeñas acciones es un síntoma inequívoco de inseguridad y falta de liderazgo. Si llenas tu lista de tareas así, lejos de crecer como profesional, acabarás agotado mental y físicamente. Cada persona tiene fortalezas y debilidades, tu mejor habilidad tiene que ser manejar un equipo, asignar responsabilidades y conseguir hacer más, de mejor manera y en menos tiempo.

 

Conclusión

La lucha contra estar ocupado indiscriminadamente se libra todos los días. Nuestro mismo entorno laboral y de negocios nos va a querer arrastrar hacia ese afán frenético de estar permanentemente ocupados, al multitasking obsesivo, pero siempre al dar dos pasos atrás y analizar, podemos ver que esa tendencia de estar siempre muy ocupado es un pretexto y una manera perfecta para escaparse de la realidad.

Si defiendes a toda costa esos espacios en tu vida para desconectarte, recargar la mente y pensar en lo importante, lo verás muy claro.

Analiza tus meses recientes de trabajo y determina qué tan efectivo has sido, y no qué ocupado has estado. Seguramente vas a detectar claramente esas áreas en las que hay que trabajar más. Utiliza estos 6 consejos, y aplica las mejores prácticas que vayan resultando de tu propia experiencia.

 

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