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El email y sus reglas de etiqueta

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Los SÍ y los NO de esta herramienta básica de comunicación

El correo electrónico o email es una herramienta imprescindible en la comunicación, tanto en lo profesional como en lo personal. Aunque no hay reglas escritas ni manuales oficiales, las recomendaciones de qué hacer y qué no hacer se han ido construyendo por toda la gente que lo usamos. Hay cierto consenso en qué es aceptable y qué no.

Hablando específicamente del uso de email en el trabajo, a continuación te comparto las recomendaciones que he recopilado en base a mi experiencia y de colegas con los que he comentado sobre el tema.

 

1) Lo básico

 

Dirección de email profesional (con nombre claro y completo)

Primero que nada, asegúrate que la cuenta de correo que usas de trabajo sea justamente del dominio de tu empresa o marca. Hoy en día es súper económico y sencillo configurar una cuenta con el dominio que tenga el nombre de tu empresa (o tu nombre). Usar un hotmail o gmail para proyectos de trabajo te verás poco profesional.

Asegúrate de incluir al final del texto del correo tus datos de contacto cuando es la primera vez que escribes a alguien (mi preferencia es sin logo de empresa, salvo que este vaya integrado como tipografía y no como archivo adjunto).

 

Usa el título o asunto adecuado

Me molestan los títulos como “Abrir por favor”, “Urgente” o simplemente “Hola”, sin decir nada más sobre el asunto. O peor aún, los que omiten el título.

Uno debe ser preciso al poner título o asunto a sus correos y sintetizar en las menos palabras posibles, e idealmente decir si hay acción requerida. Ejemplo: “Agenda de reunión, sugerir temas”, o “Campaña de marketing a entregar feb.15”, etc.

Si durante la cadena, un correo empieza a cambiar de tema, se debe revisar la lista de destinatarios y el título para ajustarlo como haga falta. De otro modo acaba uno mandando la lista de invitados a la fiesta de navidad sobre un email con título “Minuta reunión Finanzas”.

 

Uso correcto del “Para”, “cc” y “cco” (“bcc” en inglés)

Muy claro. El “Para” es quien debe recibir -y tomar alguna acción, generalmente-, en el “CC” debe ir gente a la que queremos informar del tema, pero que de la que no se requiere acción, salvo que lo especifiquemos. Como regla básica, trata de reducir al máximo la cantidad de destinatarios. Dirige tus correos solamente a los que se les require alguna acción o deban estar informados por un motivo especial.

El “cc” o copia oculta tiene dos usos principales: a) cuando queremos que alguien reciba ese mensaje y los otros destinatarios no se percaten; y b) cuando se trata de un email tipo boletín informativo dirigido a mucha gente, y no sólo queremos evitar que alguien imprudentemente responda copiando a todos, sino tal vez tampoco queremos ventilar la lista de distribución.

 

2) Formato y contenido

 

El mejor formato es el más sencillo y claro

Evita los fondos con diseño, las tipografías especiales, recargadas o multicolores. Recuerda que esos “adornos” no sólo dificultan la lectura, sino que no hay garantía de que se vean bien en todos los dispositivos en que se abra ese correo.

 

No escribas todo en MAYÚSCULAS

A menos de que quieras que tu correo se lea gritando, no uses sólo mayúsculas al redactar un correo. Se percibe como algo agresivo y de falta de cuidado. Se admite sólo en el caso de ciertas palabras que vas a enfatizar, pero pierde el efecto si lo haces demasiado.

 

Emojis y GIFs con medida

Todo depende del contexto, de los destinatarios, del tema, etc. Pero en general, en correos de trabajo, los emojis y demás gráficos hay que limitarlos.

Recuerda que no en todos los programas de correo ni en todos los dispositivos se abrirán bien ese tipo de imágenes.

 

Cuidado con la redacción, ortografía y puntuación

A diferencia del whatsapp y chats (donde se toleran más las faltas de puntuación o errores gramaticales), en los correos debe evitarse “escribir como se habla”. Vigila la puntuación, la redacción y la gramática, especialmente porque estamos hablando de correos de trabajo.

Si tienes mala ortografía, aprovecha el corrector de los programas de correo. Dicho esto, evita también eso de escribir intencionalmente mal las palabras, como “ola komo estaz”, etc,

Las abreviaciones informales deben usarse sólo en un contexto de mucha confianza, y cuando sabemos que el destinatario las entiende.

Y por favor, no abuses de los signos de exclamación!!!!!!  Hay gente que cree que para enfatizar las cosas hay que poner signos de admiración y de interrogación en cada párrafo.

 

Evita adjuntar archivos pesados

Uno no debe asumir que todos tienen internet de banda ancha o la capacidad en su buzón para recibir archivos pesados. Los archivos adjuntos no sólo hacen más lento el envío y recepción del correo, sino que saturan la capacidad del servidor y del buzón del que envía y del que recibe.

En lo posible, trata de enviar archivos pesados a través de enlaces de descarga.

 

Cuidado con el sentido del humor

No todos entenderán tus chistes, se reirán con tus comentarios o entenderán el doble sentido. Recuerda que la intención con la que escribes un correo no se recibe de la misma forma necesariamente. Los emails deben de ser objetivos y concretos, sin dejar espacio a cosas subjetivas que puedan ser sujetas a malas interpretaciones.

Cuando debas imprimir algún tipo de emoción en el mensaje (ejemplo: felicitaciones, llamada de atención, etc.), hazlo con lenguaje claro y concreto, para asegurar que el mensaje se transmita con esa intención.

 

Ve al grano

Es un correo, no un ensayo o una tesis. Redacta tus mensajes de forma concreta y clara. Nadie tiene tiempo de sentarse a leer correos kilométricos.

Trata exclusivamente el asunto en cuestión y ve directo al grano. Siempre vuelve a leer tu email antes de mandarlo y fíjate puedes resumirlo aún más. Esto es una muestra de respeto al tiempo de la gente.

 

No generes spam

Salvo que la gente se haya suscrito o haya aceptado recibir tus emails informativos, o que se trate de información oficial de trabajo emitida a un grupo controlado de gente, no inundes de correos no solicitados las bandejas de todo aquel que tienes registrado en tu directorio.

Esto aplica también para correos promoviendo la venta de productos, ofreciendo servicios, etc. Si a nivel personal es molesto, en el trabajo esos emails queda fuera de toda consideración.

 

3) Interacción

 

No uses el “Responder a todos” masivamente

Aquí aplica el sentido común (que, desafortunadamente, no es el más común de los sentidos). Para empezar, si el email está bien hecho de origen, solamente la gente que debe responder (o estar informado) debe estar en copia en las respuestas que se generen.

Sin embargo, cuando alguien por imprudencia genera un email masivo o con mucha gente en copia (en vez de copia oculta), suceden esas avalanchas de respuestas provenientes del “Responder a todos”.

 

Aprende a usar el “Reenviar” (“Fwd”)

Reenvía únicamente los mensajes que sean relevantes para los destinatarios, y trata de incluir alguna nota breve para que los que reciben no tengan que adivinar qué quieres que hagan con su mensaje. Si es sólo para su información, agrega un “PSI” o “FYI” en inglés. O si es para que tomen alguna acción, acláralo.

 

No generes cadenas interminables

Cuando un email va y viene muchas veces, se pierde la secuencia lógica del asunto. La gente no siempre lee los emails en el mismo orden, y no falta quien responde sobre correos viejos de la misma cadena.

Evita al máximo generar discusiones en las que la ida y vuelta de comentarios hace cadenas interminables e incomprensibles (que además luego hay que resumir para asegurar que todos entendieron).

 

Responde, date por enterado

Todos recibimos decenas o cientos de correos diario, no por ello eres más importante. Aprende a gestionar tu correo de forma eficiente y educada. Salvo que sea un email informativo donde no se requiere respuesta, trata de contestar todos tus correos dentro de las 24-48 horas hábiles, no necesariamente con lo que piden de tí sino dándote por enterado e informando curso de acción, o delegando en caso necesario.

 

Image by Muhammad Ribkhan from Pixabay

 

El correo electrónico es un gran invento, una herramienta de comunicación muy poderosa y eficiente que se ha ido perfeccionando al paso de los años. Como en otros temas de tecnología y medios digitales, aprendemos de forma totalmente autodidacta. Asegúrate de incorporar las mejores prácticas y recomendaciones que hagan sentido al tipo de trabajo y uso que des al correo.

 

Circula esta nota a tus contactos si crees que algunos necesitan estos tips! 😉

 


 

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