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Estar muy ocupado no equivale a ser productivo

Estar siempre ocupado no es ser productivo
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Por qué el estar siempre ocupado debe pasar de moda

Cuando preguntas a algún colega o amigo “¿cómo estás?”, la respuesta generalizada es: súper ocupado, a mil por hora, en llamas, etc. Poca gente responderá: “tranquilo” o algo similar.

Por muchas razones, uno crece y se forma con la idea de que entre más ocupados estamos, más cosas hacemos, más productivos somos. Solemos buscar -consciente o inconscientemente- llenar cada espacio de nuestro día con actividades, con pendientes y tareas que hay que hacer, tanto de trabajo como cosas personales.

En mi caso, siempre fui así, pero fui dándome cuenta con el paso de los años que llenar obsesivamente mis días de actividades y tareas no me hacía más productiva o eficiente. Así que empecé a analizar el porqué.

 

Esto me viene de antes

Desde chica me encantan los calendarios y las agendas. He explorado todo tipo de apps para manejar tareas y proyectos. Desde siempre tengo una gran debilidad por planear y organizar mis días, mis semanas, mis meses.

Siempre me ha gustado llevar un control muy detallado de mis horarios. De niña organizaba por hora qué haría después de llegar de la escuela: comer, arreglar algún cajón, ver algún programa, leer algún libro o cuento, hacer la tarea, dibujar, etc.

Así, fui perfeccionando mis “habilidades planeadoras” en la época de prepa y universidad, así que cuando entré a trabajar, era una experta en eso de la planeación del tiempo. Y, eso sí, siempre me mantenía ocupada.

  

La obsesión por estar ocupado

En algún momento de esos años decidí o entendí que lo correcto era estar ocupada. Si había algún espacio en blanco en el calendario o plan del día había que llenarlo con “algo productivo”.

Al paso del tiempo, cuando uno está en trabajos de alta demanda, eso de estar ocupado se vuelve una religión, una obligación. Es parte de nuestra cultura laboral occidental. El que no se muestra permanentemente ocupado, corre el riesgo de dar la impresión de ser mediocre, falto de control o con bajo desempeño.

En años recientes, me di cuenta que esto no es verdad. La gente que empuja a sus equipo a estar siempre “en llamas” está mal. El no tener espacios para dejar libre la mente para descomprimirse, para generar nuevas ideas, se vuelve nocivo. Igual de mal está cuando uno toma a su cargo el “ocuparse permanentemente”, lo único que muestra es falta de habilidad para manejar nuestros tiempos y prioridades.

 

Estar ocupado VS aparentar estar ocupado VS ser eficiente

 

Puedo decir que he jugado en algún momento estos tres papeles. Según la época, el tipo de trabajo, la motivación y la claridad que tenía en mis objetivos, jugué en los tres terrenos. Para explicarlo mejor, lo pongo en tercera persona:

 

1) El que siempre está ocupado

No miente, está en frenética actividad todo el día corriendo de una reunión a otra, de una llamada a otra, comiendo un sandwich en 10 minutos en el escritorio para brincar a la siguiente cosa. Literalmente está ocupado porque se encarga de agendarse cuanta cosa le pasa por enfrente. Acepta todas las llamadas, citas o proyectos que le vuelan cerca. Cuando alguien pide ayuda, está ahí de inmediato para ofrecer su apoyo.

Obvio, su constante nivel de actividad le genera estrés y malestar, porque tiene siempre la sensación de que deja cosas importantes por hacer (y no está lejos de la verdad, porque “el que mucho abarca poco aprieta”). Con frecuencia queda mal -especialmente con cosas personales o familiares- que no alcanza a cumplir por la cantidad de cosas que tiene dando vueltas.

Esta actitud suele suceder cuando a uno le gusta su trabajo, o al menos le entusiasma en términos generales. Sucede tanto a empleados y ejecutivos, como a freelancers y empresarios. La intención de sacar adelante lo máximo posible es real, tan real como la capacidad de organizarse mejor y manejar prioridades y tiempos de una forma más inteligente.

 

2) El que aparenta estar ocupado

No lo está, sólo lo parece. Guarda las apariencias mostrando que trabaja mucho, para que no piensen que es mal empleado e incluso para que no le den más trabajo. Se encierra en su oficina y desde afuera se le ve en verdad ocupado. Va a reuniones fuera, hace llamadas y parece que no para. Pero la verdad es que sus horas frente a la computadora, en el teléfono o corriendo a citas son una cortina de humo que tiene muy bien montada.

Claro, es alguien mucho más relajado porque no se estresa, sólo se preocupa por mantener bien la apariencia de estar ocupado y hacer lo mínimo necesario para cumplir y “quedar bien”. Muy hábilmente navega por la vida con esta pantalla y pueden pasar muchos años sin que su situación cambie -especialmente si es un empleado en un sector muy estable o que requiere poca innovación.

Con frecuencia a largo plazo no funciona, ya sea porque se disipa la cortina de humo de su “alto nivel de ocupación”, o bien porque se termina aburriendo y decide cambiar de trabajo.

 

3) El eficiente

No sólo cumple con lo que le toca en el trabajo, sino que logra dar un extra con frecuencia. Además, se las arregla para tener tiempo personal y desarrollar proyectos, planes e ideas que le dan otras satisfacciones fuera del trabajo.

Obviamente, este es el papel que me gusta más. Se logra cuando se conjuntan principalmente dos factores:

a) Lograr un nivel de organización y planificación óptimo

b) Tener un jefe de mentalidad abierta que nos mide por objetivos y no por reloj -o ser emprendedor o freelancer-.

Pasé por esta etapa en varios momentos en el pasado, y decidí reflexionar cómo podía manejar mi trabajo y proyectos de una forma que me permitiera estar en este terreno lo más posible.

 

La lucha de cada día por vencer a la “abeja ocupada”

 

El sello que nos ponían en el kinder con la abejita trabajadora estaba bien para ese entonces, pero en una época y una edad en la que el trabajo se mide por resultados y no por horas trabajadas, nuestra perspectiva debe ajustarse.

La lucha contra estar ocupado indiscriminadamente se libra todos los días. En mi caso, desde hace varios meses he vuelto a la etapa independiente, donde pienso estacionarme definitivamente. Sin embargo, el no tener un jefe y manejar mi tiempo por completo me pone siempre en la trampa de convertirme en el hamster en la rueda.

La meta de consolidar un negocio, crear nuevos proyectos y seguir en aprendizaje permanente, me lleva en ocasiones a querer morder más de lo que puedo masticar. Es fácil caer en la trampa de saturar la agenda y dejar poco o nulo espacio a la mente para crear, pensar y planear estratégicamente.

 

Estar siempre ocupado no es ser productivo

Image by mohamed Hassan from Pixabay

 

Cada vez más líderes de equipos, empresarios, emprendedores y profesionistas independientes se están dando cuenta cómo ellos y sus colaboradores son más productivos manejando sus tiempos de forma más balanceada y favorable al ritmo biológico. Nada se logra quemando a la gente.

  

¡Renuncio a estar siempre ocupada!

Esta idea y propósito la pienso e interiorizo cada día. Ante la constante tentación de ocupar cada minuto del día en cosas que considero productivas, he empezado a programar en mi calendario espacios en blanco. Esos tiempos de quietud, reflexión y de poder pensar con la mente libre un rato. Ahí es donde surgen muchas ideas, donde volvemos a tomar fuerzas y a recalibrar la brújula.

 

Otras notas sobre el tema en el Podcast:

6 razones por las que las personas más ocupadas son poco productivas

Trabaja menos y logra más

 

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