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Que la mala planeación de otros no se convierta en urgencias para ti

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Cuando la gente no planifica bien ni organiza sus proyectos y tareas, no sólo retrasa el avance sino que produce un efecto dominó de caos hacia el resto del equipo.

 

 

¿Te ha pasado que tu jefe o tu cliente te deja caer un proyecto que urge para mañana? A mí tampoco 😆. Fuera de bromas, ¡a todos nos ha pasado en algún momento! Y lo peor no es la situación de presión extrema y riesgo de no hacerlo bien por las prisas, sino que te acabes enterando que tu jefe o cliente sabía de ese proyecto desde varios días antes. Eso te hace hervir la sangre, ¿no?

Eso se produce generalmente porque la persona que recibe o genera el proyecto en cuestión cae en la procrastinación, que es uno de los hábitos negativos más generalizados cuando hablamos de productividad. Procrastinar significa posponer contínuamente las actividades o temas que debemos atender, sustituyéndolas por otras más irrelevantes, pero que nos resultan más agradables o fáciles de hacer.

 

Ante esto, lo lógico sería pensar resignadamente: “qué más puedo hacer si mi jefe o mi cliente son procrastinadores empedernidos, si no los puedo cambiar”. Pero no hay que ser pesimista, piensa que todos tenemos cierto margen de acción, aún teniendo al jefe más intransigente o al cliente más obtuso.

 

¿Qué puedo hacer para que la mala planeación de otros no se convierta en mis urgencias?

 

A lo largo de mi carrera, tanto en el medio corporativo como en mundo independiente, me he topado con varios estilos de jefes, colegas y clientes cuyo común denominador es generar caos a su alrededor debido a su mala planeación y organización. Si bien no está en nuestras manos cambiarlos, lo que sí podemos es influir en la manera en que gestionen sus proyectos, especialmente los que nos tocan.

Aquí te comparto mis tácticas principales para lograr poner un poco de orden y evitar lo más posible las urgencias que caigan en mis manos.

 

1) Define si es en verdad una urgencia

Te sorprendería saber la gran cantidad de cosas que asumimos como urgentes y no lo son. Por ejemplo: tu jefe tuvo una reunión para revisar una propuesta, y cuando regresa te dice que hay que hacer tal y cual cambio. Automáticamente tú asumes que urge, pero lo primero que tienes que hacer es preguntar para cuándo se necesita.

Otro ejemplo es cuando hablas o te reúnes con un cliente, que sale de la nada con una idea loca de explorar equis iniciativa o idea. Tú sin decir más, lo apuntas resignadamente, y cuando vuelves a tu escritorio lo pones automáticamente hasta arriba de tu lista de pendientes. Antes que nada, haz más preguntas a tu cliente y define bien el plazo antes de asumir.

También hay colegas y gente del equipo que acostumbran enviar sus mails con el símbolo de alta prioridad, o peor aún, poner en el título la palabra URGENTE, o URGE. O incluso usar puras mayúsculas. Eso transmite sentido de urgencia sin que necesariamente lo sea.

En cualquier caso, pregunta detalles, cuestiona.

 

2) Negocia si es todo o nada

Una vez que te dejaron caer la urgencia nos toca el tratar de negociar. Asumiendo que nos tocará manejar la “papa caliente” de la mejor forma, lo que tenemos que hacer es desmenuzar el “entregable”, y definir si efectivamente TODO es urgente. En el mejor de los casos, se podrá negociar en partes y no dejaremos de dormir una noche o no nos tocará trabajar el fin de semana.

Tienes derecho a preguntar detalles o todas las dudas que tengas, a fin de cuentas tú eres la persona que va a trabajar en eso, ¿no?. Sácale a tu jefe, cliente o colega unos minutos y revisa por partes qué exactamente necesita para tal día, y tal vez haya cosas que se puedan hacer un poco más adelante.

 

3) Reúne toda la información y recursos necesarios cuanto antes

Una vez que confirmaste el plazo de entrega para lo que te piden, una de las fallas mayores de nuestra parte es bajar la cabeza y encerrarnos en nuestra cueva para trabajar resignadamente a sol y sombra. Pero, ¿estás seguro que tienes toda la información y recursos necesarios?

Es muy común que la urgencia caiga el viernes, y prefieres ese día terminar lo que tenías, para llevarte el trabajo a tu casa y enfocarte el domingo en la entrega del lunes. Pero qué tal cuando es domingo 8:00pm y descubres que te falta tal o cual información que te tenía que dar alguien más del equipo (o el cliente). Entonces sí queremos llorar.

Para evitar esos momentos de trágame tierra, asegúrate de que una vez que te dejan caer la papa caliente (punto 1) y agotaste intentos de negociar entregas parciales (2), tengas también todo lo que necesitas para trabajar cuando entres en materia.

 

4) Informa de antemano qué tendrás que posponer o dejar de hacer para cubrir la urgencia

Esta es muy importante, porque el jefe, el colega o el cliente nunca sabe qué es exactamente todo lo que estamos haciendo cada día. Dicho esto, no tienen idea qué cosas tendrás que posponer (o simplemente no hacer) para poder salir adelante con esa urgencia que te soltaron.

Una vez que caches en el aire la papa caliente, definas detalles y plazo de entrega, asegúrate de informar al personaje en cuestión cuáles son las tareas o temas de tu lista que pasarán para más adelante. Para que no haya sorpresas. No tendrán otro remedio que aceptarlo (o retractar la urgencia, si les urge más otra cosa!).

 

5) Adelántate a las posibles urgencias (para que no se conviertan en ello)

Esta ya requiere cierto nivel de conocimiento de la psicología de tu jefe, colegas o clientes (y casi clarividencia).

Vayamos de nuevo el ejemplo del jefe que tuvo una reunión y regresa a la oficina. Tú lo ves llegar y….

Opción A: no haces nada. Sigues tu trabajo ese día y los que le siguen, con el riesgo de que 3 ó 4 días después él o ella revise sus notas de la reunión y te suelte entonces la papa caliente, ¡cuando pudo haberlo hecho unos días antes!

Opción B: tan pronto llega tu jefe (y va al baño y se sienta en su escritorio), te le apareces para preguntarle cómo le fue en la reunión, y cuáles son los siguientes pasos. Ahí es la mejor oportunidad para ir sacando lo que hará falta de tu parte, aunque sea preliminarmente.

Acciones similares de anticipación puedes ir perfeccionando de cara a tus clientes y otros colegas para ir adelantándote a lo que eventualmente puede convertirse en urgencia. Es un trabajo minucioso y de psicología aplicada, pero funciona.

 

BONUS:

Ya que pasamos por todo el lío de procesar la urgencia y entregar el proyecto, reporte o propuesta con la mejor cara, ahora lo que sigue es: con esa misma buena cara, decirle a tu jefe, cliente o colega: “qué bueno que lo logramos, pero para la próxima puede salir mejor si lo manejamos con más anticipación”. ¡Plop!

 

Foto de Christian Erfurt para Unsplash

 

Si bien hay gente que dice que trabaja mejor bajo presión, yo estoy convencida de que hay mucho más riesgo de errores (y de sacarse una úlcera) si trabajamos constantemente bajo ese modo.

Espero que estas recomendaciones te ayuden en algo al manejo de esto de las urgencias. Es una técnica que hay que ir perfeccionando desde los primeros años en que trabajamos, y es una de las habilidades que más ayudan en todos los ámbitos laborales.

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