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Hábitos y rutinas, la mejor receta para un día productivo

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Cómo empezar y cerrar el día con el pie derecho

 

Tener un día productivo no es un acto de buena fe o de suerte, es resultado de una buena planeación. Aunque siempre hay imprevistos -y hasta resbalones-, hay que aprender a enderezar el timón a tiempo para retomar el control del día y dejar el mejor escenario preparado para el día siguiente.

Para mí ha sido primordial adquirir la disciplina de planificar mis días de forma diaria, de adoptar hábitos y rutinas para poder ser más productiva y eficaz. Claro, no todo es planeación estricta y milimétrica, también hay que dar cabida a la flexibilidad, pero al menos en mi caso, tengo muy claro que los hábitos son la columna vertebral de mis días de trabajo, e incluso de mis días libres.

Una cadena de hábitos forma una rutina, y es precisamente esa la estructura que nos permitirá operar de forma óptima y sentirnos más en equilibrio.

 

 

Los 10 hábitos básicos que conforman mi rutina diaria

 

1.- Ejercicio

Estoy convencida que el ejercicio es primordial para funcionar de forma óptima. Para mí, es básico arrancar el día en actividad, no sólo sirve para el físico sino para la mente también. El ejercicio me pone en el mejor nivel de energía y mentalidad. No me funciona hacer ejercicio en la noche, porque la inyección de motivación y energía que necesito por la mañana no la consigo de otro modo, aunque hay gente que el ejercicio vespertino le funciona de maravilla.

Tengo muchos años levantándome a las 5:30 AM, y hago ejercicio de 6 a 7 AM. Los fines de semana me levanto solamente una hora más tarde, a las 6:30 AM, pero también hago ejercicio. Acostumbraba ir 3 días de la semana al gimnasio, alternándolos con los otros 4 días de correr o caminar al aire libre, aunque en estas épocas de contingencia reemplacé el gimnasio por rutinas de ejercicio en casa, y afortunadamente pude seguir corriendo y haciendo largas caminatas en exterior.

Y sí, a veces me pesa levantarme temprano, pero nunca me arrepiento de haber dedicado al menos 40 o 45 minutos al ejercicio.

 

Photo by Bruno Nascimento on Unsplash

 

2.- Leer, escuchar o ver buen contenido desde primera hora del día

Mientras hago ejercicio generalmente escucho podcasts. Tengo ya más de 6 ó 7 años escuchando podcasts de diversos temas, y voy suscribiéndome o dándome de baja a contenido nuevo según me va interesando.

Además, hace tiempo que decidí no ver ni escuchar noticias, el hábito de prender la tele durante el desayuno quedó atrás. El material tan negativo, tendencioso y parcial que tienen los noticieros de medios masivos no es la mejor manera de empezar el día, ni el contenido del que quiero alimentar mi cabeza. Hay mucha información valiosa y contenido que nos aporta si lo sabemos buscar.

Mi alternativa ideal ha sido consumir información a través de un RSS feed o lector de noticias. Así, puedes curar el contenido que consumes y concentrar en un solo lugar los sitios, blogs o fuentes de información que prefieras.

Hay muchos servicios y apps para todas las preferencias, desde que son muy fáciles de personalizar, como Apple News (viene en los dispositivos Apple), u otros como Feedly o Flipboard que están disponibles también en Android. Yo uso Newsify en mi iPad desde hace más de 5 años.

 

3.- Respetar desayuno, comida y cena

Pase lo que pase, nunca arranco mi día sin desayunar, no me salto ninguno de los 3 alimentos. Después del ejercicio, es el combustible necesario para enfrentar el día. Es importante incluir proteína, fruta y algo de carbohidratos para tener un buen balance de energía.

Para mí es primordial también respetar los horarios de las comidas. La gente que suele pasar muchas horas sin comer, cuando vuelve a sentarse a la mesa se quiere devorar todo lo que le pongan enfrente, lo cual tampoco es muy sano.

Si por algún motivo tengo actividades que caen en horarios de comidas, siempre tengo a la mano algo que pueda comer para evitar ese bajón de energía y el gruñido de estómago, como almendras, alguna fruta o zanahorias.

El cerebro y nuestro cuerpo en general no funcionan bien si no están hidratados y alimentados correctamente.

 

 

Photo by Chris Ralston on Unsplash

 

4.- Trabajar en bloques

Normalmente mis actividades del día ya quedaron planeadas desde el cierre del día anterior, con lo cual no tengo que perder tiempo en sentarme al inicio del día frente a la computadora y decidir qué voy a hacer hoy o con qué voy a empezar.

Organizo mis días de trabajo por bloques de tiempo, según el tipo de actividad o el contexto en que hay que hacerlas. Está comprobado que una manera más productiva de trabajar es agrupar las tareas similares para hacerlas juntas, así no perdemos tanto tiempo en reajustar nuestro cerebro a cosas distintas a cada momento.

Por ejemplo, tengo un par de bloques de 30-45 min durante el día para dar salida a tareas administrativas (llamadas, leer/responder emails y gestiones sencillas online), y puedo asignar mayor tiempo si hace falta. Pero el resto del día no estoy revisando emails o desviando atención a atender otras cosas (claro, salvo alguna urgencia). Igualmente tengo limitado el tiempo que asigno a cosas como revisar y alimentar redes sociales.

Las tareas que requieren mayor enfoque y concentración, como hacer algún research, análisis, planeación o estrategia, las programo en bloques más grandes de tiempo, cuando sepa que puedo trabajar sin interrupciones. Por ejemplo, hora y media o un par de horas. En su libro Deep Work, Cal Newport explica a detalle esta técnica, que a mí me funciona de maravilla.

También me aseguro de tener pausas durante el trabajo. Es necesario para que nuestra mente respire y pueda enfocarse plenamente en cada actividad. Puedes tomar como referencia la técnica Pomodoro, un clásico en temas de productividad. Consiste en organizar nuestras actividades en base a intervalos de 30 minutos, con 25 minutos de actividad y 5 de descanso, y cada dos horas hacer pausas más largas.

 

5.- Trabajar de pie (alternadamente)

Cuando en años recientes me enteré de la tendencia de trabajar de pie y de los efectos positivos que eso prometía, lo empecé a poner en práctica. En ese entonces trabajaba en una empresa, y no era opción que me compraran un escritorio ajustable. Así que yo me compré un pequeño aditamento para elevar la computadora y poder trabajar de pie a ratos.

Desde hace un par de años, ya en mi oficina propia, cuento con mi escritorio ajustable, y puedo decir que es de las mejores inversiones que he hecho en accesorios y muebles de trabajo. Ya los hay de varios precios y sistemas, no todos son con botones o automatizados, los hay más mecánicos y accesibles al bolsillo. En cualquier caso, puedes empezar instalándote a ratos con tu laptop en una barra o superfice con la cual puedas mantener los brazos en ángulo recto. La clave es no cargar el peso en un pie o en el otro, sino separar ligeramente las piernas para balancear el peso y no cansarse tanto. Puedes empezar con 5 minutos y luego ir subiendo cada día un poco más.

A mí me resulta de maravilla por períodos de 40-60 minutos, especialmente en la tarde, después de comer, cuando el nivel de energía tiende a bajar.

 

6.- Cerrar el día y planear el siguiente

A las 6:30 PM voy cerrando la jornada de trabajo, y dedico 15-20 minutos a hacer un balance del día y planificar el próximo. Es normal que no haya podido terminar el 100% de lo que tenía planeado para ese día (siempre sobreestimamos nuestra capacidad de trabajo, ¿no?), con lo cual reviso qué cosas se deben reagendar o incluso eliminar.

Según se vea mi día siguiente (en la planificación semanal que hago cada viernes para la semana que sigue), reajusto lo que sea necesario y dejo calendarizados los bloques de trabajo del día siguiente con horarios.

Hay que ser realista y no saturar nuestra planeación diaria, porque lo único que ocasionaremos será frustración al final de cada día al ver que no terminamos ni la mitad de los pendientes. Si necesitas un poco de guía en qué método seguir para organizar y priorizar tus proyectos y tareas, te recomiendo esta nota sobre el sistema de los 4 cuadrantes de Stephen Covey.

 

Photo by Jessica Lewis on Unsplash

 

7.- Proyectos, hobbies y actividades personales

Fuera de las horas dedicadas a trabajo y proyectos profesionales, para mí es muy importante dedicar tiempo a proyectos personales, a actividades que contribuyen a mi crecimiento personal. Sin embargo, si no les asigna uno tiempos específicos, tienen a no pasar, porque no los consideramos prioridad sino “si me sobra tiempo”.

Tengo el hábito de leer dos libros al mes. En las noches, generalmente después de cenar, tomo al menos media hora para leer. Es un objetivo personal, y lo cumplo porque me gusta y me sirve. Hace varios años que leo en la iPad, en la app de Kindle. Libros de lo que me va interesando (negocios, tecnología, desarrollo personal, productividad, espiritualidad, y también literatura o ficción).

En proyectos personales cabe cualquier tipo de actividad fuera del trabajo, como aprender a tocar un instrumento, aprender otro idioma, pintar, o cualquier otro pasatiempo o hobby. Yo aprovecho los fines de semana para dar espacio a las cosas que no me caben en la agenda de días laborales, y pueden ir variando según la temporada y los intereses. La clave es agendarlas y hacer que pasen.

 

8.- No usar la computadora en la noche (y limitar el celular al máximo)

Cuando doy por cerrada la jornada de trabajo, cierro la computadora y no la abro de nuevo hasta la mañana siguiente. No sólo porque el tipo de luz que emite el monitor inhibe la producción de melatonina (la hormona que induce el sueño), sino también porque cerrar la computadora significa físicamente el cierre de actividades de trabajo.

Para cualquier otra cosa personal que deba hacer online, recurro a la iPad o al celular, que a las 9:00pm cambian a modo nocturno (pantalla con luz más cálida y menos intensa). Como mencioné antes, en la iPad leo en las noches, pero con esta configuración de luz nocturna no me interfiere en el sueño.

 

9.- Preparar la ropa del día siguiente

Preparar la ropa la noche anterior no es sólo de niños de escuela, es algo que funciona muy bien para evitar perder el tiempo la mañana siguiente en el clásico: “¿qué me pongo?”. También dejo lista la ropa de ejercicio y cualquier otra cosa que necesite para primera hora.

No es sólo por ahorrar tiempo en la mañana, sino porque hay que minimizar la cantidad de decisiones (intrascendentes) que hace uno cada día, para dedicar nuestro enfoque en las decisiones que en verdad cuentan.

¿Por qué crees que gente como Steve Jobs siempre vestía igual? Mark Zuckerberg adoptó también esa costumbre. Obvio que no es por falta de presupuesto, sino porque deliberadamente eligen en qué van a gastar su energía mental y su “dosis de decisiones” durante el día. Está claro que definir el atuendo no es una prioridad, así que prefieren usar diario “su uniforme” para no tener que decidir qué ponerse cada día.

 

10.- Meditación

Normalmente medito antes de dormirme, al menos unos 15 minutos. Es un espacio muy sano para relajar la mente al final del día y poder conciliar mejor el sueño. Además, conforme va uno adoptando el hábito y acostumbrándose a la sensación de “no pensar en nada” y dejar a la mente vagar, es sorprendente cómo ayuda a estar más sereno, enfocado y con mejor control mental durante el día.

Curioso, pero generalmente me despierto sin necesidad del despertador unos 5 ó 10 minutos antes de mi hora de levantarme. Sin embargo, cuando no medito por algún motivo, no logro despertar sin alarma.

Si necesitas una guía para empezar a meditar, puedes probar con apps que hay en el mercado. Hay varias de ellas que ya tienen contenido en español, tanto en opciones gratis como de pago, aquí algunas recomendaciones

 

Photo by Christopher Jolly on Unsplash

 

Tras todo esto puedo decir que cierro un día normal, en el que si me apego a estos hábitos básicos, seguramente habrá sido un buen día, productivo, eficaz y balanceado.

Mi día ideal termina con 7 a 8 horas de sueño, que es lo mínimo que necesito para funcionar bien. Cada persona es distinta y las necesidades del sueño cambian. Pero es indispensable el buen sueño para la concentración, la creatividad, el enfoque, la memoria y todos los procesos mentales y físicos.

 

En general, soy bastante estructurada y metódica para planear mis días. Aunque siempre busco dejar espacio a la improvisación y para imprevistos, el tener hábitos y rutinas establecidos me ayuda a aprovechar mejor mi tiempo y a generar esos espacios necesarios para seguir creciendo y aprendiendo todos los días.

 

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