Simplifica cualquier tarea en 3 pasos sencillos

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Simplificar tus tareas es muy importante, pero no es cosa fácil.


(Versión en video) 

 

Por un lado, necesitas mucho conocimiento sobre el asunto que quieres simplificar para identificar lo verdaderamente importante de lo que sale sobrando, y por el otro, tienes que conocer y dominar tus habilidades para planear qué puedes hacer y en cuánto tiempo.

Lo interesante es que eliminar todo aquello que no es esencial es un súper poder por donde sea que lo veas. Imagínate que cuando lo domines vas a dejar de perder tiempo y energía en cosas que no necesitas ni quieres hacer, para invertirlos en lo que más te gusta y disfrutas.

El problema principal es que estamos acostumbrados a pensar que necesitamos hacer más para vernos ocupados, para cobrar más o para aparentar que somos importantes. Como resultado, sobrecargamos muchas de nuestras tareas con elementos que no alteran el resultado pero sí entorpecen los procesos. Porque cuando agregas pasos o elementos a una tarea, también incrementas las posibilidades de cometer errores. Hacer las cosas simples es una muestra de inteligencia, sobre todo en un momento en el que tenemos abundancia de opciones en todos los terrenos.

 

¿Por qué simplificar el trabajo?

Simplificar el trabajo importa porque tiene un impacto muy grande en nuestro rendimiento. Hoy, lo importante, lo que realmente marca la diferencia son los resultados, y para conseguirlos tu mejor aliado es sintetizar tu trabajo. Enfocarte exclusivamente en lo importante y dejar de lado lo insignificante.

No te pierdas en el mito de exagerar con las cosas que haces, no pongas atención a la apariencia, concéntrate en el resultado que quieres conseguir y el lugar en el que te encuentras, traza una línea recta entre los dos puntos y elimina todo aquello que no sea necesario. Ese tiene que ser el mapa que utilices todos los días para conseguir cualquier cosa.

 

 

Estos son tres pasos sencillos para simplificar cualquier tarea:

 

  1. Define de manera precisa el objetivo final de cualquier tarea

Yo sé, uno de los objetivos de todo eso es ahorrar tiempo. Pero aquí te voy a pedir que te detengas un momento. Si estás en medio de un mar de tareas o estás a punto de empezar algo, y no tienes claro lo que quieres conseguir, espera: haz una pausa, rectifica y define precisamente qué tienes que conseguir haciendo lo que estás haciendo.

Parece muy fácil, cosa de sentido común, pero créeme, no siempre es así. Mucha gente trabaja sin un objetivo claro, al paso del tiempo se dan cuenta que no avanzan porque están caminando en círculos porque no saben a dónde van. Antes de empezar cualquier tarea, define muy bien qué quieres conseguir y decide si esa tarea es la mejor manera de alcanzarlo.

Es fácil perderse en medio de tantas cosas y confundir por qué se hace lo que se está haciendo. Por ejemplo, si tienes que enviar email a varias personas para informar el estatus de un proyecto, el objetivo es informar, no enviar el email. Es probable que la mejor manera de poner a todos al tanto no sea un email. Puede ser por medio de un grupo en WhatsApp, eso depende de cada caso y cada proyecto.  Por eso el primer paso, el más importante para simplificar cualquier tarea, es tener muy claro qué se quiere conseguir.

 

 

  1. Evalúa tu proceso de trabajo

Es imposible mejorar algo que no se evalúa. Y para simplificar tus tareas, es indispensable mejorar tu proceso de trabajo. Estoy seguro, que de manera natural y sin darte cuenta, has aumentado pasos en tu manera de hacer las cosas. Nos pasa a todos, no tienes por qué sentirte culpable, lo importante es hacer revisiones periódicas para descubrir fallas o inconsistencias en los procesos, pero sobre todo redundancias. He visto muchos equipos donde más de una persona realiza la misma tarea, por ejemplo, control de calidad. Me parece bien si es un pedido especial, pero si es algo de todos los días es una pérdida de tiempo. Es más eficiente capacitar a una persona para hacerlo de manera más minuciosa que desperdiciar el tiempo de dos elementos en el mismo proceso.

Evalúa de qué manera realizas todas tus tareas, identifica qué pasos puedes eliminar y qué habilidades puedes aprender para hacer todo más fácil. Este proceso no se hace una sola vez, es necesario hacerlo de manera constante, porque con el tiempo mejoras en algunas tareas, es posibles que elimines algunos pasos para completar lo mismo sin sacrificar la calidad de tu trabajo.

 

 

  1. Elimina lo que no parece indispensable y haz una prueba rápida

La única manera de saber si algo funciona es probando, y probar no tiene por qué ser un gran riesgo.

Atrévete a experimentar de manera controlada, identifica una parte pequeña de alguna tarea o proceso que sientas que puedes eliminar y corre un experimento, no intentes eliminar partes muy grandes sin antes probarlo.

Experimentar te permite hacer algo de dos maneras: como lo haces actualmente y como piensas que puede funcionar de manera simplificada. Compara resultados y entonces sí toma las decisiones que sean necesarias. Lo más importante es que cuando cambias la manera de hacer una tarea no sacrifiques la calidad de tus resultados, al contrario, la intención es trabajar de manera inteligente para conseguir mejores objetivos sin invertir más tiempo en ello.

 

 

Conclusión:

Steve Jobs era obsesivo con la idea de eliminar todo aquello que no era completamente indispensable. Hoy podemos ver el resultado de su obsesión, Apple ha cultivado la idea de la sencillez de manera brillante, sus productos son la muestra que la sencillez es la máxima sofisticación.

No es fácil hacer las cosas simples, se necesita mucha preparación, talento y enfoque para separar lo que realmente sirve de lo que no. No caigas en el mito de sobrecargar tus tareas, disfrazar fallas o deficiencias con muchos pasos o elementos. Es una estrategia que funciona en el corto plazo, pero a la larga, lo que realmente funciona es conseguir objetivos y eso se consigue invirtiendo el tiempo en lo que importa. Invierte tiempo en cultivar la filosofía de la sencillez, ya verás que es la mejor manera para conseguir cosas grandes.

 

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